Étape 3 - Collecter les données manquantes
Réaliser mon rapport de durabilité
Phase 1 : Analyse de double matérialité
Evaluer la matérialité d’un enjeu de durabilité
Phase 2 : Collecte des données
Evaluer les indicateurs à reporter
Phase 3 : Rédaction du rapport de durabilité
Répondre aux exigences de formalisme
Après avoir finalisé l'analyse d'écart, qui a permis d'identifier les divergences entre les pratiques actuelles et les exigences des normes ESRS, l'étape suivante consiste à collecter les données manquantes. Cette phase est essentielle pour combler les lacunes identifiées et garantir la conformité aux exigences réglementaires. Elle implique la mise en place d’un processus structuré permettant de rassembler, centraliser et valider les informations nécessaires. La collecte des données nécessitera une collaboration étroite entre les différents départements internes ainsi qu’avec les partenaires de la chaîne de valeur, tout en s’assurant que les données collectées soient fiables, complètes et traçables.
Que faire ?
1 - Structurer le processus de collecte de données
Définir une feuille de route :
○ Élaborez un plan indiquant les données nécessaires, leur source et les délais.
○ Priorisez les données manquantes identifiées dans l’analyse d’écart.
○ Classez les données par catégorie : environnement (E), social (S), gouvernance (G).
Responsabiliser les parties internes :
○ Identifiez les départements responsables (Ressources humaines, finances, opérations, RSE, etc.).
○ Assignez des rôles clairs pour la collecte et la validation des données
2 - Identifier les sources de données
Sources internes :
○ Données environnementales : Consommation d'énergie, émissions de GES (Scope 1, 2 et 3), gestion des déchets, utilisation de l'eau.
○ Données sociales : Composition de la main-d'œuvre, diversité, santé et sécurité, formations, droits des travailleurs.
○ Données de gouvernance : Structure du conseil, gestion des risques, politiques anti-corruption.
Sources externes
○ Données de la chaîne de valeur (fournisseurs, partenaires logistiques, distributeurs).
○ Rapports des parties prenantes : études de marché, enquêtes client, audits sociaux et environnementaux.
Données issues de cadres ou bases de référence
○ TNFD pour les impacts sur la biodiversité.
○ Base de données sectorielles pour des estimations ou des comparaisons.
3 - Collecter les données manquantes
Mettre en place des processus de collecte standardisés :
○ Utilisez des outils comme des questionnaires, des feuilles de calcul standard ou des systèmes automatisés.
○ Rassemblez les données à partir des systèmes d'information existants.
Collaborer avec la chaîne de valeur :
○ Fournir des directives claires aux fournisseurs et partenaires pour recueillir des données spécifiques (par exemple : Scope 3 GES).
○ Inclure des clauses de collecte de données dans les contrats.
Vérifier la qualité des données :
○ S’assurer que les données sont exactes, complètes et conformes aux normes ESRS.
○ Prévoir des audits internes pour valider les données collectées.
4 - Centraliser et structurer les données
Créer un dépôt central de données :
○ Utilisez une plateforme ou une base de données dédiée pour stocker les informations.
○ Assurez-vous que la structure est compatible avec les normes ESRS et la CSRD.
Structurer les données par normes applicables :
○ Assurez-vous que chaque point de donnée correspond à une exigence spécifique des ESRS.
○ Catégorisez les données selon les sections pertinentes : ESRS E1, E2, S1, G1, etc.
5 - Aligner les données sur les exigences ESRS
Effectuer une cartographie :
○ Reliez chaque point de donnée collecté aux disclosures ESRS requis.
○ Identifiez les lacunes restantes et planifiez leur collecte.
Assurer la traçabilité des données :
○ Documentez la source de chaque donnée et les méthodes utilisées pour sa collecte.
○ Incluez les métadonnées nécessaires (période, unités, méthodologie).
6 - Automatiser et pérenniser le processus
Mettre en place des outils technologiques :
○ Intégrer des outils de reporting.
○ Automatiser la collecte pour les données récurrentes.
Former les équipes :
○ Assurez-vous que les employés et partenaires comprennent les exigences des normes.
○ Proposez des formations spécifiques sur les outils et les méthodes de collecte.
7 - Vérification
Revue interne :
○ Validez l’exactitude et la cohérence des données collectées par rapport aux exigences.
○ Effectuez une revue par les départements concernés et par des responsables de la conformité.
Assurance externe :
○ Engagez un auditeur externe pour fournir une assurance sur les données critiques.
○ Corrigez les éventuelles lacunes identifiées avant le reporting final.
