Questionnaire ESG

Pourquoi répondre à un questionnaire ESG ?

Les entreprises sont de plus en plus souvent sollicitées sur leurs engagements RSE, leurs indicateurs ESG et leurs informations de durabilité.

Ces demandes peuvent venir de clients, de donneurs d’ordre, de banques, d’investisseurs, de partenaires commerciaux ou d’acheteurs publics.

La RSE désigne plutôt la démarche responsable de l’entreprise : ses engagements, ses actions et sa manière d’intégrer les enjeux sociaux, environnementaux et éthiques dans son activité.

L’ESG renvoie davantage aux critères, données, indicateurs et preuves demandés par les clients, banques, investisseurs ou partenaires.

Le questionnaire ESG permet donc de transformer une démarche RSE en informations concrètes, structurées et vérifiables.

Les formats varient : questionnaire fournisseur, formulaire RSE, grille d’évaluation, demande de documents de preuve, due diligence, audit préalable ou appel d’offres.

Sans organisation, chaque questionnaire devient une tâche nouvelle. Les équipes doivent rechercher les informations, vérifier les chiffres, retrouver les justificatifs, reformuler les réponses et parfois recommencer quelques semaines plus tard.

Une réponse ESG bien préparée permet d’éviter cette dispersion. Elle aide l’entreprise à répondre plus vite, avec des informations plus cohérentes, plus fiables et mieux adaptées au contexte.

Le Portail RSE permet notamment de remplir la VS (Voluntary Standard), anciennement appelée VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs), le référentiel européen simplifié de reporting de durabilité publié par l'EFRAG et spécifiquement conçu pour les petites et moyennes entreprises non soumises à la CSRD. En complétant une seule fois vos indicateurs VS (ex-VSME) sur le Portail, vous générez un rapport de durabilité consolidé que vous pouvez réutiliser pour répondre à l'ensemble des questionnaires ESG de vos partenaires — sans avoir à ressaisir les mêmes informations à chaque nouvelle sollicitation.

À noter dans le contexte européen

Certaines entreprises sont soumises à la (Ouvre une nouvelle fenêtre) CSRD et doivent publier des informations de durabilité selon les ESRS.

Les entreprises qui ne sont pas directement concernées peuvent malgré tout recevoir des questionnaires ESG, notamment de la part de clients, donneurs d’ordre, banques ou partenaires qui collectent des informations auprès de leur chaîne de valeur.

Pour autant, recevoir un questionnaire ESG ne signifie pas automatiquement que l’entreprise est soumise à une obligation réglementaire de reporting.

Il faut distinguer les demandes réglementaires, commerciales, contractuelles, bancaires, sectorielles ou liées à un appel d’offres.

Un plafond dit « value chain cap » limite ce que les grandes entreprises soumises à la CSRD peuvent réclamer à leurs partenaires de 1 000 salariés ou moins : elles ne peuvent pas leur imposer plus d’informations que ce que prévoit la norme volontaire VS (ex-VSME). Autrement dit, une PME sollicitée par un grand donneur d’ordre n’est pas tenue de répondre au-delà de ce cadre.

Ce plafond concerne les informations pouvant être exigées pour les besoins du reporting CSRD. Il ne supprime pas nécessairement les autres demandes ESG, mais il invite l’entreprise sollicitée à vérifier le périmètre réel, le niveau de preuve attendu, les informations obligatoires et les informations simplement demandées.

Qu’est-ce qu’un questionnaire ESG ?

Un questionnaire ESG est une série de questions destinée à évaluer la maturité d’une entreprise sur les sujets environnementaux, sociaux et de gouvernance.

Il peut demander des informations générales, des indicateurs chiffrés, des politiques internes, des procédures, des plans d’action, des certifications ou des documents de preuve.

Il peut regrouper plusieurs catégories.

(Ouvre une nouvelle fenêtre) Informations générales : activité, effectif, chiffre d’affaires, sites concernés, organisation, périmètre de réponse.

Informations environnementales : consommation d’énergie, (Ouvre une nouvelle fenêtre) émissions de gaz à effet de serre, gestion des déchets, transport, eau, achats responsables, actions de réduction des impacts.

Informations sociales : santé et sécurité, formation, (Ouvre une nouvelle fenêtre) égalité professionnelle, dialogue social, inclusion, conditions de travail.

Informations de gouvernance : politique RSE, éthique, conformité, responsabilités internes, gestion des risques, procédures de contrôle.

Documents de preuve : chartes, politiques internes, attestations, certifications, bilans, plans d’action, tableaux de suivi et éléments de traçabilité.

Le questionnaire ESG ne demande donc pas seulement des déclarations. Il attend souvent des réponses précises, justifiées et cohérentes avec les informations déjà communiquées par l’entreprise.

Exemples de questions dans un questionnaire ESG

Les questions varient selon le secteur, le client, le niveau d’exigence et le contexte de la demande. Elles portent souvent sur les mêmes grands thèmes.

Environnement

L’entreprise suit-elle sa consommation d’énergie ?
A-t-elle réalisé un (Ouvre une nouvelle fenêtre) bilan GES ?
Mesure-t-elle ses émissions de gaz à effet de serre ?
Suit-elle ses déchets, sa consommation d’eau ou ses actions de réduction des impacts environnementaux ?
Dispose-t-elle d’un plan d’action pour réduire ses consommations ou ses émissions ?

Social

L’entreprise suit-elle ses indicateurs de (Ouvre une nouvelle fenêtre) santé et sécurité ?
Dispose-t-elle d’actions de formation ?
Suit-elle l’égalité professionnelle, les conditions de travail, l’inclusion ou le dialogue social ?
A-t-elle mis en place des actions pour prévenir les accidents du travail ou améliorer la qualité de vie au travail ?

Gouvernance

L’entreprise dispose-t-elle d’une politique RSE ?
A-t-elle une charte éthique, une (Ouvre une nouvelle fenêtre) procédure anticorruption, une organisation interne dédiée ou des règles de conformité ?
Les responsabilités ESG sont-elles clairement identifiées dans l’entreprise ?
Existe-t-il un suivi des risques, des engagements ou des plans d’action ?

Achats responsables

L’entreprise évalue-t-elle ses fournisseurs sur des critères sociaux, environnementaux ou éthiques ?
Dispose-t-elle d’une politique d’achats responsables ?
Intègre-t-elle des clauses RSE dans ses contrats fournisseurs ?
Suit-elle la part de fournisseurs évalués ou engagés dans une démarche responsable ?

Preuves et documents

Le questionnaire peut aussi demander des justificatifs : politiques internes, attestations, certifications, plans d’action, tableaux de suivi, rapports, bilans ou preuves associées aux réponses déclarées.

Ce que le questionnaire ESG ne doit pas être

Un questionnaire ESG ne doit pas être rempli dans l’urgence avec des informations approximatives.

Il ne doit pas non plus être traité comme un simple formulaire administratif.

Certaines réponses peuvent engager l’entreprise, notamment lorsqu’elles portent sur des chiffres, des engagements, des politiques internes ou des documents justificatifs.

Certaines informations peuvent aussi être sensibles : données sociales détaillées, informations financières, résultats d’audit, informations fournisseurs, documents internes, plans d’action non publics ou éléments de stratégie.

L’entreprise doit donc distinguer les informations partageables, les réponses à adapter selon le destinataire et les documents qui doivent rester internes.

Un questionnaire ESG doit être rempli avec des informations pertinentes, vérifiées, à jour et cohérentes avec le périmètre demandé.

Comment répondre à un questionnaire ESG ?

Pour répondre correctement à un questionnaire ESG, l’entreprise peut suivre quelques étapes simples.

D’abord, elle doit identifier le destinataire, l’objectif de la demande et le contexte : appel d’offres, référencement fournisseur, financement, revue annuelle, audit ou due diligence.

Elle doit ensuite vérifier le périmètre demandé : toute l’entreprise, un établissement, une filiale, un pays, une activité, une période donnée ou une catégorie de fournisseurs.

Les informations utilisées doivent être à jour, sourcées et cohérentes avec les documents transmis. Lorsqu’une donnée est incertaine, partielle ou non disponible, il vaut mieux l’indiquer clairement plutôt que de fournir une réponse approximative.

Il est également important de vérifier le niveau de preuve attendu. Certaines questions appellent une réponse déclarative, tandis que d’autres nécessitent un document, un indicateur chiffré, une attestation ou une politique interne formalisée.

Enfin, les réponses sensibles doivent être relues avant envoi, notamment lorsqu’elles portent sur des engagements, des indicateurs chiffrés, des audits, des plans d’action internes ou des informations confidentielles.

Les erreurs à éviter dans un questionnaire ESG

Certaines erreurs peuvent fragiliser la qualité de la réponse.

Il faut éviter de copier-coller une ancienne réponse sans vérifier si les chiffres, le périmètre ou les documents sont encore valables. Une réponse envoyée à un client en 2024 ne doit pas être réutilisée automatiquement en 2026 si les données ont changé.

Il faut aussi éviter de répondre “oui” lorsqu’une action est seulement en projet, partielle ou non formalisée. Dans ce cas, une réponse plus prudente peut préciser que la démarche est en cours, limitée à un périmètre ou en attente de validation.

Autre point important : ne pas transmettre trop de documents. Un questionnaire ESG ne justifie pas toujours l’envoi de politiques internes complètes, de données sociales détaillées, de résultats d’audit ou d’informations stratégiques.

Enfin, l’entreprise doit éviter les incohérences entre plusieurs questionnaires. Deux services ne doivent pas envoyer des réponses différentes sur les mêmes indicateurs ou les mêmes engagements.

Que faire si une information ESG n’est pas disponible ?

Il peut arriver qu’une entreprise ne dispose pas encore de toutes les données demandées. Dans ce cas, il est préférable d’éviter les réponses approximatives.

L’entreprise peut indiquer que l’information n’est pas encore suivie, qu’elle est en cours de collecte ou qu’elle n’est disponible que sur un périmètre partiel.

Elle peut aussi préciser les actions prévues pour améliorer le suivi : mise en place d’un indicateur, formalisation d’une politique, collecte annuelle, désignation d’un responsable ou préparation d’un document de preuve.

Une réponse transparente, même partielle, est souvent plus fiable qu’une réponse trop affirmative sans justificatif.

Disposer d’informations fiables pour répondre

Pour répondre correctement à un questionnaire ESG, l’entreprise doit s’appuyer sur des informations fiables, datées et vérifiables.

Chaque donnée importante devrait pouvoir être rattachée à une source, une date de mise à jour, un périmètre, une méthode de calcul, un responsable de validation et, lorsque c’est nécessaire, un justificatif.

Cette organisation permet d’éviter les réponses obsolètes, approximatives ou sorties de leur contexte. Elle facilite aussi la réutilisation des informations dans plusieurs questionnaires, sans perdre en fiabilité.

Pour gagner du temps, ces éléments peuvent être regroupés dans un dossier ESG réutilisable ou une base documentaire interne.

Comment Portail RSE peut aider à répondre aux questionnaires ESG

Répondre à un questionnaire ESG demande souvent de rassembler des informations dispersées : indicateurs environnementaux, données sociales, politiques internes, documents de preuve, engagements RSE ou éléments de gouvernance.

Portail RSE aide les entreprises à structurer ces informations dans un espace dédié, à vérifier leurs (Ouvre une nouvelle fenêtre) obligations RSE et à suivre leurs indicateurs ESG dans le temps. La plateforme met notamment en avant un tableau de bord permettant de renseigner et suivre les indicateurs ESG.

Pour les TPE et PME, Portail RSE permet aussi de s’appuyer sur la (Ouvre une nouvelle fenêtre) VSME/VS, un cadre volontaire pensé pour structurer les informations de durabilité et répondre plus facilement aux demandes des partenaires. Le Portail RSE propose notamment un parcours pas-à-pas, une interface adaptée aux TPE-PME et des exports Excel pour partager les données aux parties prenantes.

L’objectif n’est pas de répondre automatiquement à tous les questionnaires, mais de disposer d’une base plus fiable pour répondre plus vite, éviter les incohérences et limiter les ressaisies.

Réutiliser ses réponses d’un questionnaire à l’autre

Les questionnaires ESG se ressemblent : politique RSE, émissions de gaz à effet de serre, achats responsables, éthique des affaires, actions sociales, gouvernance. Constituer une base de réponses validées évite de refaire le même travail à chaque sollicitation — à condition de ne jamais la renvoyer telle quelle.

Conserver — les réponses validées, les formulations approuvées, les indicateurs et les documents de preuve, avec pour chacun sa version, sa date d’envoi, son destinataire et son responsable de validation.

Adapter — un client évalue ses fournisseurs, une banque regarde les risques, un investisseur attend des indicateurs structurés, un acheteur public exige des preuves pour son appel d’offres. Même socle d’informations, mais formulation, niveau de détail et degré de confidentialité ajustés à chaque demande.

Mettre à jour — une réponse envoyée en 2024 ne se réutilise pas en 2026 si les chiffres, le périmètre ou les engagements ont changé. Une vérification annuelle suffit, complétée après chaque événement marquant : nouveau bilan GES, nouvelle certification, réorganisation, nouveau plan d’action.

Comparer — l’historique permet de suivre l’évolution des indicateurs d’une année sur l’autre et de repérer les incohérences avant qu’un destinataire ne les relève.

Le Portail RSE historise les indicateurs d’une année sur l’autre, ce qui permet de suivre cette évolution sans reconstituer les données à chaque nouvelle demande.

Quels bénéfices pour l’entreprise ?

Répondre plus vite, se tromper moins, rester cohérent d’un destinataire à l’autre : c’est le gain immédiat d’une base ESG organisée.

Le bénéfice de fond est ailleurs. L’entreprise sait quelles données elle possède, quelles preuves elle peut fournir et ce qui lui manque encore. Le questionnaire cesse d’être une contrainte subie à chaque sollicitation pour devenir un outil de pilotage — et les actions RSE déjà menées deviennent enfin valorisables auprès des clients, banques et donneurs d’ordre.

Par où commencer ?

La norme volontaire VS (ex-VSME) est le point de départ le plus simple : elle évite la page blanche en donnant une méthode progressive, pensée pour les TPE-PME.

Elle sert à rassembler les données disponibles, repérer celles qui manquent et construire une base ESG cohérente dans le temps. Les indicateurs renseignés une fois sont ensuite réutilisables pour l’ensemble des questionnaires reçus.